Pri delu s poročili želite, da uporabniki vnesejo posebne podatke o svojih osebnih podatkih, ki bodo vneseni na delovnem listu Excel. Da uporabnikom preprečimo vnos SSN, ki je večji ali manjši od 9 mest, bomo uporabili Excelovo vgrajeno funkcijo Preverjanje podatkov.
Vzemimo primer:
- SSN ne sme biti daljši od 9 številk, da uporabniku omeji vnos svojega SSN -ja in mu prepreči vnos števk, manjših ali večjih od 9.
- V stolpcu A imamo imena in v stolpcu B želimo, da ljudje vnesejo svoj SSN
- Med vnosom SSN želimo, da uporabnik vnese 9 številk, saj SSN zahteva natančno 9 številk (ne več ali manj kot).
- Izberite celice, v katerih je treba pri vnosu SSN uporabiti preverjanje podatkov.
- Kliknite na Podatkovni trak
- V Podatkovna orodja skupine, kliknite na Validacija podatkov
- The Validacija podatkov se prikaže pogovorno okno
- Na zavihku Nastavitve v meri Merila preverjanja izberite Po meri in vnesite formulo kot = LEN (B2) = 9 v polju Formula
- Zgoraj omenjena formula bo uporabnikom preprečila vnos števk, manjših ali večjih od 9 mest.
- Kliknite V redu
- Če v stolpec B vnesemo točno 9 številk, bo celica sprejela številke
- Če namenoma vnesemo več kot 9 številk, Excel ne dovoli vnosa in prikaže se sporočilo o napaki, ki obvesti težavo.
- Če vnesemo manj kot 9 številk, nam Excel tudi ne bo dovolil vnosa in prikazalo se bo sporočilo o napaki.
Z vgrajeno Excelovo funkcijo Preverjanje podatkov lahko uporabniku pripravimo prilagojena poročila za vnos posebnih podatkov, ki so uporabni za izdelavo poročil.