V tem članku se bomo naučili ustvariti spustni seznam s preverjanjem podatkov v programu Microsoft Excel.
Funkcija preverjanja podatkov izboljša učinkovitost vnosa podatkov v Excelu ter zmanjša napake in tipkarske napake. V skladu z merili za preverjanje lahko omejite vnose ali celo ustvarite pravila po meri za tisto, kar lahko vnesete v celico. V primeru neveljavnega vnosa prikaže sporočilo in uporabniku prepreči vnos podatkov glede na določeno stanje.
S pomočjo primerov razumejmo, kako lahko uporabite to funkcijo.
Seznam izdelkov imamo v stolpcu A in želimo narediti spustni seznam vseh izdelkov.
Sledite spodnjim korakom:-
- Izberite katero koli celico na delovnem listu
- Če želite ustvariti spustni seznam, pojdite na zavihek Podatki> Podatkovna orodja> kliknite na Potrjevanje podatkov
- Lahko pa uporabimo bližnjico ALT + D + L
- Prikaže se pogovorno okno Preverjanje podatkov
- Na seznamu dovoljenih izberite možnost »Seznam«
- Na zavihku Vir izberite obseg seznama izdelkov
Opomba: -Pred tem, ko kliknete V redu, boste opazili, da so privzeto izbrana potrditvena polja »Prezri prazno« in »Spuščanje v celici«. Prvo potrditveno polje »Prezri prazno« se uporablja za dovoljenje ali ignoriranje praznin kot veljaven vnos v celico, če je označena. Če polje ni označeno, Excel ne dovoli praznih mest kot veljavnega vnosa in prikaže se sporočilo o napaki. Druga preverjena možnost je »Spustni meni v celici«, ki se uporablja za prikaz puščice, ko kliknete celico. Če počistite to možnost, puščica spustnega menija izgine.
- Zdaj gremo na "Vhodno sporočilo" in tam v naslovu napišemo "Izberi ime izdelka" in v telesu sporočila "Izberite ime izdelka s seznama"
- Nato gremo na “Error Alert” in privzeto je slog napake izbran kot “STOP”. Tako v naslovu napišemo "Neveljavno ime izdelka", nato pa v sporočilu o napaki napišemo "Prosimo, izberite ime izdelka s seznama". In zdaj kliknemo V redu.
- Kliknite na V redu, lahko vidimo vhodno sporočilo v rumenem napisu s puščico navzdol
- Po kliku na spustni meni lahko vidimo, da se vsi izbrani izdelki pojavljajo na spustnem seznamu. Namesto, da jih vnesete ali zapomnite, lahko izberete katero koli od teh
Opomba: -Če želite počistiti besedilo v celici z validacijo podatkov, pojdite v celico in pritisnite ukaz delete. Vsebina bo odstranjena iz celice, vendar bo na spustnem seznamu
- Ko niste v celici, kjer smo uporabili preverjanje podatkov, boste videli, da zdaj nima spustne puščice. Spustni meni se prikaže samo, če izberete to celico
- Če želite potrditev podatkov popolnoma odstraniti iz celice ali obsega, preprosto pojdite v okno za preverjanje podatkov in tam vidite to možnost »Počisti vse«
- Samo kliknite nanjo in zdaj kliknite V redu. V trenutku, ko pritisnemo enter, bo preverjanje podatkov odstranjeno iz celice
Spustni seznam lahko ustvarite na drug način. Z določitvijo imena obsega lahko ustvarimo spustni seznam. Če želite razumeti, sledite spodnjim korakom:-
- Torej imamo tukaj enak seznam v razponu od A9 do A15
- Izberemo obseg in zdaj lahko gremo v polje z imenom, da temu obsegu damo ime, ali pa uporabimo Define Name
- Pojdite na zavihek Formula> Določena imena> in kliknite Določi ime
- Zdaj tukaj v polje z imenom zapišemo “Ime_izdelka” in že smo izbrali obseg, zato kliknemo V redu
- Zdaj spet gremo v okno za preverjanje podatkov in za merila preverjanja izberemo »Seznam«. Tokrat bomo namesto izbire obsega imeli v tem izvornem polju definirano ime
Opomba:- Če se spomnite imena, ki ste ga dali seznamu, ga lahko vnesete sem, pred katerim je znak »enako« ali pa pritisnete F3. Prikaže se okno »PASTE NAME« in poiščete lahko vsa imena obsega, ki so na voljo v trenutnem delovnem zvezku.
- Obseg smo poimenovali »Ime_izdelka«, kliknemo nanj in nato na V redu
- Kliknemo V redu in v tej celici dobimo spustni seznam
Tako lahko s pomočjo navedenih primerov v Excelu ustvarite spustni meni s preverjanjem podatkov.
Kliknite na video povezavo za hiter pregled uporabe. Naročite se na naš novi kanal in se učite skupaj z nami!
Če so vam bili naši blogi všeč, jih delite s prijatelji na Facebooku. Prav tako nas lahko spremljate na Twitterju in Facebooku.
Radi bi slišali od vas, nam sporočite, kako lahko izboljšamo, dopolnimo ali inoviramo svoje delo in ga izboljšamo. Pišite nam na spletni strani elektronske pošte
